先明确样品需要回答的问题
如果送检物料没有代表性，即使实验室结果看起来很精确，也未必能说明货物的情况。开始取样前，应就检测结果需要支持的决策达成一致，例如评估货物特性、进行质量检查，或比较装货与卸货情况。随后确定被取样的托运货物或批次，并确认适用的货物专属、合同和监管程序。不同商品的程序并非可以自动互换。例如，美国联邦谷物检验局（U.S. Federal Grain Inspection Service，FGIS）发布了官方谷物检验程序，而《国际海运固体散装货物规则》（IMSBC Code）涉及谷物以外的固体散装货物；谷物另有单独的国际运输规则。应将这些资料用于其规定的适用范围，不应以此取代对该批货物适用规则的核查。[3]
Grain Inspection Handbook, Book I: Sampling · International Maritime Solid Bulk Cargoes (IMSBC) Code
代表整个批次，而不只是最容易取样的位置
对于《国际海运固体散装货物规则》取样条款所涵盖的固体散装货物，只有在装货前对真正具有代表性的试样进行物理性质检测，结果才有意义。国际海事组织（IMO）的指南指出，取样方法应考虑物料类型和粒度分布、成分差异、货物的储存和转运方式、任何化学危害，以及所测量的性质。因此，应在移动堆场货物或启动输送机之前确定取样计划：采集方法必须同时适合货物本身及其运至船舶的路径。[0]
对于谷物，美国联邦谷物检验局（FGIS）介绍了从静置批次或移动物流中系统取样的方法。其对分流器取样的说明体现了这一原则：在批次输送过程中按间隔反复采集部分样品，再将这些样品合并为混合样。随手取一铲可能遗漏整个批次中的差异；取样模式和程序应根据实际检验和货物选定，而不是在舱口处临时决定。FGIS程序适用于其官方谷物检验体系，因此只是一个示例，并非适用于所有商品或港口的通用规则。[1]
2023 Amendments to the International Maritime Solid Bulk Cargoes (IMSBC) Code — Resolution MSC.539(107) · Sampling
将明显差异作为单独问题处理
具有代表性的平均样品，并不等同于对明显异常部分进行仔细检查。国际海事组织（IMO）指南要求在可行时于取样前对托运货物进行目视检查。对于看起来受到污染，或其性质或水分含量与其余货物存在显著差异的物料，应单独取样和分析；检测结果可用于判断该部分是否适合装运。实际操作中，应记录发现差异的位置，并保持该样品身份独立。将异常区域混入大份混合样，可能会掩盖恰恰需要调查的情况。[0]
这并不意味着每一种差异都能证明货物存在缺陷。这意味着取样记录应保留一般批次与任何可疑区域之间的区别，以便责任方结合具体情况评估各项结果。应事先商定谁可以检查并对堆场货物取样、如何安排进入，以及由谁接收观察记录。对于A组货物，所引国际海事组织（IMO）条款明确要求托运人协助船方指定代表进入堆场，以便进行检查、取样和检测。[0]
采集后保护样品身份
采集只是证据链中的一个环节。应记录批次身份、取样地点或方法、时间、取样人及任何异常观察；为容器贴上标签，以便将样品与正确的托运货物和检测申请对应起来。美国联邦谷物检验局（FGIS）手册强调准确记录批次身份和状况，并指出官方样品必须安全保存且由取样人控制，以防操纵、替换或疏忽处理。这些控制措施可作为实务参考，但其正式要求适用于美国官方谷物检验服务。[2]
在规划阶段，应确定由谁保管、检测和分发每份样品，以及如何标识任何分样或留样。应将有记录的样品与其所代表的具体批次和检测目的关联起来；不要以为一份证书就能说明物料是如何选取的。如果取样过程、货物身份或保管链存在不确定性，应在将结果视为决定性依据之前标明这一限制。清晰的记录无法让不合格的样品变得具有代表性，但可以说明取了什么样、如何处理，以及检测结果能够合理支持哪些结论。[2]